Quarta-feira, 22 de Agosto de 2018
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Pesquisa comandada pela HRS em parceria com a GBTA Foundation mostra que empresas que não usam tecnologia adequada gastam mais tempo e dinheiro para contabilizar gastos;
Imagem do Artigo: Pesquisa comandada pela HRS em parceria com a GBTA Foundation mostra que empresas que não usam tecnologia adequada gastam mais tempo e dinheiro para contabilizar gastos;

Processos pouco modernos ainda são os principais motivos que elevam custos e aumentam o tempo perdido com elaboração de relatórios para controle de custos de viagens corporativas. A informação é resultado de um estudo conduzido pela HRS (www.hrs.com) em parceria com a GBTA Foundation (segmento de pesquisas da Global Business Travel Association), que entrevistou mais de 500 gestores de viagens em todo o mundo.

 

De acordo com a pesquisa, cada relatório de despesas de viagem corporativa com hospedagem demora, em média, 20 minutos para ficar pronto e gera custos de aproximadamente 58 dólares. O processo também está suscetível a erros: cerca de um em cada cinco relatórios apresenta equívocos e cada correção demora cerca de 18 minutos adicionais, custando 52 dólares.

 

Na Alemanha, onde foram realizadas 175,8 milhões de viagens de negócios somente no ano de 2014, de acordo com a VDR Business Travel Analysis, os custos de processo chegaram aos bilhões – e são extremamente demorados para os viajantes. A parte complicada é: como esses são custos indiretos, muitas vezes eles não são reconhecidos.

 

“Ao buscar potenciais para economia, a maioria das empresas olha apenas para os custos diretos, como o preço de passagens ou quartos de hotel. No entanto, há recursos muito maiores na melhoria de processos de relatórios de despesas de viagem. A chave para isso é um processo automatizado e digitalizado que acaba com a necessidade de entradas manuais e anexar recibos de despesas” afirma Tobias Ragge, CEO da HRS.

 

Ainda de acordo com Ragge, um cliente da HRS poderia cortar custos em 50% por meio de processos de faturamento digital.

 

Europa ainda usa papel, enquanto América do Norte já está na era digital

Na Europa, o envio de recibos em papel ainda é corriqueiro, com 81%. Os recibos mobile, como recibos fotografados com o smartphone, são aceitos pela maioria das empresas na América do Norte (61%), mas ainda são um nicho pequeno na Europa (16%). Declarações digitalizadas são padrão na América do Norte, com 84%, enquanto que somente 40% das empresas da Europa utilizam esse método. Além disso, a declaração eletrônica de despesas, como via e-mail, só acontece em 33% das empresas na Europa, muito atrás da América do Norte (62%), América Latina (56%) e Ásia-Pacífico (41%).

 

Em contrapartida, a maioria das empresas trata das reservas de passagens aéreas de maneira profissional. Os meios de pagamento utilizados diretamente pela empresa (como cartões de crédito corporativos) são usados com o dobro de frequência para essa finalidade, do que para reservas de hotel. Para reservas de hospedagem, os meios de pagamento mais comuns são aqueles em que os funcionários pagam adiantado e depois solicitam o reembolso junto ao empregador.

 

Se as soluções de pagamento digital fossem mais aceitas, o método pouco popular de pré-pagamento não seria mais tão utilizado e os dados seriam registrados diretamente no sistema de contabilidade da empresa.

 

As informações detalhadas e os dados de alta qualidade permitem que as empresas identifiquem outros potenciais de economia. De acordo com Tobias Ragge, “os donos das empresas devem olhar para as despesas com hospedagem de forma completa – desde a reserva, check-in, pagamento, faturamento, controle e arquivo. Há um enorme potencial de economia em cada etapa destes processos”.

 

Sobre a pesquisa: A GBTA Foundation e a HRS entrevistaram 533 gerentes de viagens em empresas de todo o mundo (42 % na Europa, 38% na América do Norte, 12% na América Latina e 8% na região Ásia-Pacífico). A pesquisa foi conduzida entre 22 de setembro e 6 de outubro de 2015.

 

Acesse https://corporate.hrs.com/int/solutions/payment-solutions para baixar o estudo completo (em inglês) com mais dados específicos sobre América Latina.

 

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