Terça-feira, 23 de Outubro de 2018
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Três erros estruturais que podem acabar com a produtividade da sua reunião

Que as reuniões causam problemas gigantes nas empresas de qualquer porte, todo mundo já sabe, porém esse é um problema passível de solução. Não vou dizer que é simples ou fácil, mas é algo realmente factível.
Há muitos anos desenvolvemos na TriadPS programas para redução ou melhora das reuniões. Tivemos sucesso em boa parte dos casos, com redução de milhares de reais em reuniões. O que torna o assunto ainda mais delicado de falar, pois quem gostaria de divulgar que na sua gestão havia um desperdício de alguns milhões com reuniões inúteis? O que vejo e acho muito interessante é que os líderes estão começando a querer lutar essa batalha.
Nesse tempo todo, trabalhando com esses processos, aprender com os projetos onde falhamos é o mais importante, pois ali está a sabedoria de acertar na próxima. Diante disso, selecionei três pontos que prejudicam o processo de melhoria das reuniões nas empresas.

1 – Reunião improdutiva é a forma mais simples de mascarar a ineficiência. Com certeza você conhece uma série de profissionais, líderes e parceiros que disfarçam sua incapacidade com inúmeras reuniões. Se não são capazes de tomar a decisão ou se tem medo de decidir sozinhos, porque não agendar mais encontros para conversar sobre? Esse é o tipo de caso em que um processo de reuniões eficiente pode ser perigoso para quem está se mascarando. O boicote a esse tipo de situação é natural, mesmo que na surdina, as coisas não vão acontecer.

Não adianta apenas treinamento, campanha ou discurso para redução das reuniões se os líderes e as equipes não se envolverem. Se não aceitarem que o problema não é apenas a reunião, mas também a forma como as decisões são tomadas. É preciso que o processo comece e continue de forma crescente, olhando em vários aspectos ou todos os velhos hábitos voltam a se instalar rapidamente.

2 – Condutores (ou consultores) ruins destruindo a possibilidade de melhorar. Estive em um cliente para conduzir a reunião de conselho deles. Antes mesmo de começar, senti um certo descrédito dos participantes, mas não sabia exatamente o porquê. Depois de fecharmos a reunião, que estava programada para durar 4h bem antes, um diretor me contou a história. Anteriormente, eles haviam contratado um “consultor de reuniões”. Ele foi tão mal que nem conseguiu terminar a reunião, foi expulso no meio.

Leva tempo para formar um condutor profissional de reuniões, nesse caso o tempo é que faz a experiência e não a leitura de livros ou cursos apenas. Se a pessoa não tiver pelo menos 400 horas de condução no histórico, com técnicas adequadas, não vai conseguir lidar com os problemas da dinâmica de uma reunião mais complexa. Isso faz com que todo o processo caia em descrédito, o que é péssimo. Tem gente boa no mercado, séria, porém para cada bom profissional existe o quádruplo de ruins. Selecione bem.

3 – Tecnologia mal aplicada – Muitas empresas investem na compra de tecnologias caríssimas de teleconferência, vídeo presença etc. Tecnologia funciona, porém deve ser bem aplicada. A questão é realmente saber quando, como e onde usar. Além disso, é preciso treinar as pessoas corretamente e medir o retorno desse investimento. Não basta ligar uma câmera no Skype do seu computador e sair fazendo a reunião. Esse é um processo que envolve diversos conceitos.

Melhorar as reuniões da sua empresa não é impossível. O primeiro passo é fazer com que a questão faça parte da estratégia de toda a empresa, inclusive da diretoria. Tudo começa com o querer melhorar, depois, com as técnicas e a tecnologia certa, o processo começa a fluir.

*Christian Barbosa – Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros “A Tríade do Tempo”; “Você, Dona do Seu Tempo”; “Estou em Reunião”; co-autor do “Mais Tempo, Mais Dinheiro”; e “Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?”. Sua mais nova obra: “60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo”.

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